Vous avez organisé une réunion pour la première fois et comme moi vous parcourez l'Internet à la recherche de bons conseils pour vous en sortir bien.
Tout comme moi, vous avez pu lire qu'une réunion doit être tenue (durée, temps de parole...) avec agenda et objectifs.
Finalement, vous retrouvez ce que vous aviez déjà appris et en déduisez peut-être que finalement les réunions ne seront jamais satisfaisantes.
Toutefois, vous avez vu des personnes qui savent faire à nul autre pareil pour animer des réunions excellentes et vous vous dites : "C'est le talent !"
Oui, bien sûr, il en faut. Un peu.
Tout comme moi, vous avez pu lire qu'une réunion doit être tenue (durée, temps de parole...) avec agenda et objectifs.
Finalement, vous retrouvez ce que vous aviez déjà appris et en déduisez peut-être que finalement les réunions ne seront jamais satisfaisantes.
Toutefois, vous avez vu des personnes qui savent faire à nul autre pareil pour animer des réunions excellentes et vous vous dites : "C'est le talent !"
Oui, bien sûr, il en faut. Un peu.
L'ingrédient secret
Il ne se révèle que de druide-manager à manager-druide est : l'esprit de la réunion.
L'esprit de la réunion accompagne son objectif. Il est le lien entre le comportement des participants à la réunion et l'objectif de celle-ci.
Je m'explique.
L'esprit de la réunion se traduit par le fait que l'état d'esprit des participants ne doit pas être le même selon que la réunion a pour objet, par exemple, d'imaginer un visuel ou un texte ou a pour objet de définir le plan de marche pour la mise en œuvre d'une décision préalable ainsi que les moyens et le calendrier des actions.
Dans le premier cas, il va s'agir d'être créatif, vif, voire hors cadre. Dans le second, il faut être pragmatique, précis et surtout réaliste.
Il est souvent difficile de changer d'état d'esprit à la commande et l'animateur doit donc savoir quel état d'esprit insuffler et dans quel contexte. Cela sera d'autant plus difficile que l'on s'éloignerait de la culture de l'entreprise.
Cette approche peut conduire à remettre en cause le contenu d'une réunion ou de le scinder sur plusieurs.
Prenons un exemple.
Dans un secteur d'activité précis et sérieux, un manager organise chaque mois une réunion avec son équipe. Cette réunion est l'occasion d'échanges portant sur les contraintes métiers, descentes et remontées d'informations techniques, etc.
Un jour, l'entreprise décide de changer la charte couleur et souhaite recueillir les idées de ses salariés pour en faciliter l'appropriation. Le manager décide donc de mettre ce point à l'ordre du jour de sa prochaine réunion mensuelle.
Qu'en pensez-vous ?
Cela pourrait ne pas être une bonne idée. La réunion mensuelle semble demander un état d'esprit précis et rigoureux qui semble très éloigné de la créativité et de la fantaisie attendue dans la démarche.
Il vaudrait peut-être mieux prévoir une réunion d'une heure, à un autre moment, avec une préparation spécifique pour mettre les personnes dans l'état d'esprit correspondant. A l'aide d'un jeu par exemple.
A n'en pas douter, le résultat serait bien plus riche.
Il serait tout aussi compliqué de passer plusieurs heures sur un travail créatif et d'enchaîner sur un point budgétaire crucial.
Rien de tout ceci n'est impossible à faire mais réclame de grandes compétences d'animation.
Derrière chaque objectif d'une réunion, se cache un état d'esprit.
Faire la même chose, mais dans deux états d’esprit différents, entraîne des conséquences différentes.
Les états d’âme qui accompagnent tous nos actes quotidiens ont beaucoup plus d'importance que nous l'imaginons.
(Christophe André, Les états d'âme: un apprentissage de la sérénité,
éd. Odile Jacob, 2009, p. 57)
Thierry Cammarata
arbitrium14
Tel : +33(0)768871589
Mail : thierry@arbitrium14.fr
LinkedIn : Thierry Cammarata - arbitrium14
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