Vos équipes préfèrent Excel à votre ERP. Et elles ont raison.
La guerre entre la Direction et le terrain est un combat perdu d'avance. Voici comment reformer cette tension en levier de performance.
Le constat est universel : un fichier Excel critique sauve une opération, un budget, une analyse. Puis un autre. Et un autre encore.
Bientôt, une forêt de fichiers essentiels mais invisibles pousse en dehors des systèmes officiels.
La Direction voit un risque incontrôlable.
Les équipes y voient la seule façon de bien faire leur travail.
Bien faire son travail devient alors un risque incontrôlable. Vous voyez l'ironie.
Qui a tort ? Personne.
Je parle en connaissance de cause. Je suis moi-même un utilisateur élémentaire d'Excel, mais j'ai toujours tenu à créer mes propres outils de calcul ou de suivi.
J'ai vu une chose qui m'a pourtant marqué : dans un service de paie, une salariée talentueuse et dévouée avait quasiment recréé un système complet de paie sous Excel, parfaitement adapté aux spécificités locales, pour combler les lacunes de calcul de différentiel de charges et de contrôle du logiciel central.
Un travail d'orfèvre, d'une ingéniosité folle. Et d'un danger absolu.
Derrière cette situation se cache un principe physique implacable : l'entropie.
En thermodynamique, l'entropie mesure le degré de désordre d'un système. Son deuxième principe est sans appel : tout système isolé tend naturellement vers le chaos.
Sans injection d'énergie externe, l'ordre se dégrade. Cette énergie est le leadership.
Votre organisation n'y échappe pas. Vos processus officiels représentent un ordre initial. Mais dès que cet ordre rencontre la complexité du réel - une exception, une nouvelle situation - le désordre s'installe.
Les collaborateurs créent alors des solutions locales qui deviennent autant de micro-îlots d'ordre personnalisé.
Cette gestionnaire de paie ? Elle ne fait qu'obéir à cette loi : face au désordre causé par un système inadapté, elle injectait de l'énergie pour créer localement de l'ordre.
Le piège est là : chaque solution locale qui résout un désordre immédiat contribue au désordre global. Chaque fichier Excel non intégré est une entropie qui augmente.
Mon rôle de "forgeron des Leaders" est précisément d'intervenir ici : écouter la dissonance, identifier l'outil juste caché dans ces solutions locales, et l'allier avec la stratégie globale.
La méthode du Kairos 🟦🟠 ne lutte pas contre ce principe. Il le reconnaît et le canalise. Notre approche consiste à créer un système anti-entropique qui :
1. Valorise l'énergie dépensée localement pour créer de l'ordre (les fichiers Excel critiques)
2. Capture cette énergie via des processus d'intégration structurés (les "ponts stratégiques")
3. Redistribue cette énergie sous forme d'améliorations du système central
Au lieu de laisser l'entropie gagner par fragmentation, nous la transformons en moteur d'évolution continue. Nous créons un équilibre dynamique où l'énergie du terrain (🟠) alimente en permanence la structure centrale (🟦), qui en retour offre un cadre sécurisant pour cette créativité.
Lutter contre l'entropie est futile. L'intégrer dans une méta-stratégie est la marque des organisations résilientes.
Concrètement, comment canaliser cette énergie ?
L'Impasse : Le Contrôle Absolu vs. Le Chaos Anarchique
D'un côté, les systèmes centralisés. Des ERP et autres logiciels de gestions puissants, structurés, conçus pour l'intégrité et la vision macro. Mais leur force est aussi leur faiblesse : ils sont souvent lents à s'adapter, rigides dans leur logique et parfois éloignés des réalités temporelles et terrains. Ils imposent un cadre qu'il faut apprendre et utiliser régulièrement pour ne pas perdre la main. Il peut étouffer l'initiative, l'innovation immédiate et le besoin d'expérimentation.
Ils représentent la Stratégie Pure – une vision long terme, mais parfois déconnectée. Ce n'est pas une critique. La critique porte sur l'illusion d'imaginer l'inverse.
De l'autre, les outils de contournement. Excel en est le roi. Il comble les lacunes avec une agilité redoutable. Il donne un pouvoir immédiat, une autonomie et une flexibilité que les systèmes centraux refusent. Mais cette liberté a un coût exorbitant : silotage des données, erreurs, risques de sécurité, pertes irrécupérables et une vision globale impossible à obtenir.
Il représente l'Opérationnel Pur – une réponse immédiate, mais qui fragmente l'organisation.
La guerre entre la DSI qui veut éradiquer Excel et les opérationnels qui le vénèrent est un combat stérile.
Chaque camp a raison depuis son propre poste d'observation. Et c'est précisément le problème.
La Fracture Stratégie/Opérations n'est pas un problème de communication. C'est un problème de conception.
Nous avons conçu nos organisations et choisi nos outils comme si la stratégie et l'exécution vivaient sur deux planètes différentes.
Nous avons un écosystème d'outils de "haute stratégie" et un écosystème sauvage d'outils de "terrain", et les deux ne se parlent pas.
Excel prospère car il est le pont de fortune, fragile et dangereux, que les équipes jettent entre ces deux rives.
Kairos 🟦🟠 : Une Troisième Voie - La Gouvernance Synergétique
Notre approche consiste à créer un cadre où l'agilité du terrain nourrit la stratégie, et où la stratégie sécurise et valorise l'agilité du terrain.
Il ne s'agit pas de choisir un camp, mais de faire des deux une force synergique.
Concrètement, cela se traduit par une nouvelle discipline de leadership, que nous appelons la Gouvernance Synergétique. En voici le principe clé, inspiré de votre suggestion :
1. Identifier et Valoriser les "Systèmes de l'Ombre"
Au lieu de les diaboliser, reconnaissez leur valeur.
Plutôt que de chasser les sorcières, chasser les trésors.
Lancez une "Cellule d'Innovation Opérationnelle" dont la mission est d'identifier ces fichiers Excel critiques construits par les équipes.
Organisez des sessions dédiées pour inviter les collaborateurs à présenter leurs outils "maison". Ce n'est pas un audit répressif, mais de découverte des vrais besoins non couverts.
2. Intégrer, Ne Pas Imposer
Pour chaque fichier critique identifié, ne dites pas "arrêtez ça".
Demandez "comment pouvons-nous intégrer cette intelligence dans notre écosystème de façon sécurisée ?".
Prenons l'exemple que vous proposez : mettez en place un "pont stratégique" ou même un "EXCEL CHALLENGE" !
Développez un système d'import simple et sécurisé qui permette à ces fichiers Excel de venir alimenter automatiquement une base de données centrale.
Les équipes gardent provisoirement leur outil de travail familier – leur agilité opérationnelle (🟠) – tandis que l'organisation récupère la donnée pour en faire une ressource stratégique unifiée – sa vision cohérente (🟦).
3. Évoluer par Itérations Successives
Ce pont n'est pas une fin en soi. C'est une étape de transition.
La donnée maintenant centralisée permet de concevoir, avec les utilisateurs concernés, la fonctionnalité manquante dans le système officiel.
Vous améliorez ainsi vos outils centraux en vous basant sur des besoins réels et documentés, et non sur des hypothèses.
Le Résultat : La Fin de la Guerre, le Début de la Collaboration
Cette approche inverse complètement la dynamique.
- Les équipes opérationnelles se sentent écoutées et valorisées. Leur expertise est reconnue comme un moteur d'innovation.
- La Direction et la DSI reprennent le contrôle des données critiques en s'alliant avec le terrain, non en le combattant.
- L'organisation toute entière gagne en résilience : elle devient capable de s'adapter rapidement sans se fragmenter.
Ne Gérez Plus la Tension. Architecturez-la :
Accueillir la complexité 🡨🡪 Forger la simplicité
La supériorité de Kairos 🟦🟠 n'est pas dans un outil magique, mais dans une posture de leader-architecte. Il ne s'agit plus d'imposer une solution from the top, mais de créer le contexte où la bonne solution émerge naturellement de la collaboration entre la stratégie et les opérations.
Votre prochain levier de croissance n'est pas dans un nouveau logiciel. Il est déjà là, caché dans la créativité et l'ingéniosité de vos équipes. Mon art de forgeron est de révéler cette musique et de l'ajuster.
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Thierry Cammarata ⁛ Forgeur de Chefs | Kairos 🟦🟠
Nous aidons les leaders à transformer les tensions opérationnelles en architecture stratégique.
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